BAP Online

Konteks

Berita Acara Pemeriksaan adalah dokumen administratif yang harus tercatat rapi: punya nomor registrasi, punya status, dan diketahui sudah sampai mana prosesnya. Selama alurnya bergantung pada pencatatan manual, dua hal paling mudah bergeser — penomoran dan status. Sistem ini dibangun untuk lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I TPI Tanjungpinang supaya keduanya tidak lagi bergantung pada ingatan.

Masalah

• Nomor registrasi yang disusun manual rawan bentrok dan sulit dipastikan urutannya.
• Status pemeriksaan tidak terlihat oleh semua pihak yang membutuhkannya.
• Pemberitahuan dikerjakan terpisah dari pencatatan, jadi keduanya bisa tidak sinkron.
• Data tersebar di berkas yang tidak punya satu sumber yang disepakati.

Pendekatan

1. 01

   Penomoran registrasi otomatis

   Nomor dibuat sistem saat pendaftaran, bukan diisi tangan. Ini menghapus seluruh kelas kesalahan yang muncul dari penomoran manual: bentrok, lompatan, dan format yang tidak konsisten.

2. 02

   Status sebagai alur, bukan catatan bebas

   Setiap BAP bergerak melewati tiga keadaan yang ditentukan — Menunggu, Dikonfirmasi, Selesai. Keadaan yang terbatas membuat pertanyaan “sudah sampai mana” punya satu jawaban, bukan beberapa versi.

3. 03

   Google Sheets sebagai penyimpanan lewat Apps Script

   Data disimpan di Sheets dan diakses melalui Google Apps Script. Ini pilihan sadar: pengelolanya sudah terbiasa membaca dan memeriksa spreadsheet, jadi sistem tidak memindahkan data ke tempat yang tidak bisa mereka audit sendiri.

4. 04

   Notifikasi menyatu dengan pencatatan

   Pemberitahuan dikirim lewat Fonnte dari alur yang sama dengan pencatatannya, sehingga tidak ada langkah manual terpisah yang bisa terlewat.

Hasil

• Berjalan sebagai aplikasi web dengan autentikasi, pendaftaran BAP, dan dashboard administrasi.
• Penomoran registrasi dan perpindahan status ditangani sistem, bukan dicatat manual.
• Antarmukanya responsif sehingga bisa dibuka dari perangkat yang tersedia di tempat kerja.
• Repositori dan deployment terbuka untuk diperiksa lewat tautan Live dan Source.